پروژه تحقيقاتي-مطالعاتي عوامل دروني

 الف- عنوان پروژه

بهبود روش تجزيه و تحليل عوامل دروني سازمان در مدل مبنا

ب- ضرورت تعريف پروژه

شناسايي و تجزيه و تحليل عوامل دروني سازمان‌ها در فرايند برنامه‌ريزي استراتژيک به منظور شناسايي نقاط قوت و ضعف و شناسايي زمينه‌هاي بهبود به کار مي‌رود تا زمينه را براي انجام آناليز SWOT و استخراج استراتژي‌ها فراهم سازد. تا پيش از تعريف اين پروژه، بررسي وضعيت عوامل دروني سازمان‌ها با رويکرد وظيفه‌اي صورت مي‌گرفت. البته بررسي و شناخت شايستگي‌هاي محوري نيز رويکرد مثبت و بسيار مناسب ديگري بود که از همان آغاز در مدل وجود داشت و مورد استفاده قرار مي‌گرفت. ليکن، تغيير و تحولات مدلهاي ارزيابي سازماني و شکل‌گيري مدل‌هاي تعالي (Business Excellence) سازماني و توجه روزافزون شرکت‌ها به خودارزيابي سازمان بر اساس اين مدل‌هاي جديد که ضامن بقا و رشد سازمان‌هاست باعث شد تا پروژه‌اي تعريف گردد که با شناخت مدل‌هاي تعالي بتواند به نحوه شناخت و بررسي عوامل دروني  قوت بخشد.

ج – شرح مختصري از نتايج اين مطالعه تحقيقاتي

بواسطه اين مطالعه تحقيقاتي، سه رويکرد کلي براي تحليل محيط دروني سازمان شناسايي گرديد که عبارتند از :

الف    تحليل وظيفه‌اي (Functional analysis)

ب     مدل‌هاي تعالي (Excellence Models)

ج     تحليل شايستگي‌هاي محوري (Core Competency analysis)

در اين تحقيق تلاش شد تا با هر دو نگرش هولدينگ و حرفه، هر سه روش و رويکرد بالا مورد توجه قرار گرفته و عوامل و فاکتورهايي مناسب براي تحليل محيط دروني هولدينگ و  حرفه با استفاده از هر دو نگرش صورت گيرد.

در اين تحقيق عوامل وظيفه‌اي با هر دو نگرش بهبود يافت و پارامترهاي جديدي بدان اضافه گرديد که بتواند با نگرش وظيفه‌اي، عوامل دروني سازمان را برآورد کند. ليکن، از آنجايي که تمرکز اين تحقيق و پروژه بر اضافه کردن رويکرد " مدل‌هاي تعالي سازماني" براي تحليل عوامل و وضعيت دروني بود، لازم است شرح بسيار مختصري از مدل‌ تعالي سازماني [EFQM  [1ارايه گردد.

مد‌‌‌ل‌هاي سرآمدي ( تعالي) کسب و کار، الگويي از يک سازمان ارايه مي‌کنند که در ايده و عمل، سرآمد سازمان‌هاي ديگر است و نشان مي‌دهد در فضاي رقابتي براي رشد، ماندگاري و برتري، چگونه بايد عمل کرد. علي‌رغم اينکه به کارگيري مدل‌هاي سرآمدي طي 60 سال گذشته در دنيا و براي اولين بار در ژاپن مطرح شد. ولي، در کشور ما در طي دو سال اخير به طور جدي اين امر مطرح شده است.

يکي از مدل‌ها، مدل اروپايي EFQM است که عموميت بيشتري در سطح جهان يافته و الگوي بسياري از کشورها در طراحي جوايز ملي از جمله جايزه ملي کيفيت ايران است که شرکت‌ها از طريق خودارزيابي بر اساس اين مدل، ضمن شناسايي نقاط قوت و زمينه‌هاي قابل بهبود، ميزان موفقيت سازمان در اجراي برنامه‌هاي بهبود در مقاطع مختلف زماني را سنجيده و پس از ارزيابي و مشخص شدن امتياز آنها در يکي از پنج سطح جايزه، يعني گواهينامه، تقديرنامه، تنديس بلورين، سيمين و ذرين قرار مي‌گيرند و مي‌توانند عملکرد خود را با ساير سازمان‌ها بويژه سازمان‌هاي برتر مقايسه کنند.

مدل تعالي EFQM  يک مدل تعالي سازماني به منظور خودارزيابي سازمان‌هاست. اين مدل، مجموعه فعاليت‌هاي سازماني در راستاي تعالي را در دو مقوله توانمندسازها (enablers) و نتايج (results) طبقه‌بندي مي‌کند و در هر يک از اين مقوله‌ها، محورهايي را مشخص مي‌کند که در نماي زير مشاهده مي‌شود.

بر طبق اين مدل تعالي سازماني، سازمان براي آنکه به نتايج (کادر آبي رنگ) دست يابد، بايد بتواند عوامل محرکه (کادر زردرنگ) را تقويت کند. تقويت‌کننده‌هاي يک سازمان متعالي شامل رهبري، کارکنان، خط مشي و استراتژي، شراکت و منابع بوده و نتايج آن بايد براي مشتري، جامعه و کارکنان ايجاد ارزش کرده و به تبع آن نتايج کليدي عمکرد (مثل نتايج مالي) را براي سازمان همراه داشته باشد.

در اين مدل، ارزيابي سازمان‌ها در همه 9 محور ياد شده (مجموعه نتايج و محرک‌ها) صورت مي‌گيرد. در اين ارزيابي ضرايبي به اين 9 محور تخصيص داده شده و ارزياب ذي‌صلاح با در اختيار داشتن زيرمعيارهايي که هر يک از محورهاي 9 گانه را بررسي کند، امتياز سازمان را مورد محاسبه قرار مي‌دهد.

اين مدل، براي هر يک از معيارهاي مربوطه، زيرمعيارهايي دارد که براي سنجش کلي آن معيار خاص استفاده مي‌شود. در ادامه زيرمعيارهاي مربوط به سنجش وضعيت رهبري، ارايه مي‌شود :

معيار اول : رهبري

زيرمعيارها

1a. رهبران, ماموريت, چشم‌انداز, ارزشها و اخلاقيات سازماني را تدوين و خودشان، به عنوان الگوي فرهنگ تعالي، ايفاي نقش مي كنند.

1b. رهبران شخصا جهت اطمينان از ايجاد، توسعه و بكارگيري سيستمهاي مديريت و بهبود مستمر آنها، مشاركت مي كنند

1c. رهبران, با مشتريان, شرکا و نمايندگان جامعه تعامل دارند.

1d. رهبران, فرهنگ تعالي را بين کارکنان تقويت مي كنند

1e. رهبران، تحول سازماني را درك كرده و از آن حمايت مي كنند.

همانطور که اشاره شد در مدل مبنا، براي تحليل عوامل دروني سازمان و شناسايي نقاط قوت و ضعف (سطوح قابل بهبود) از رويکرد مدل تعالي سازماني EFQM استفاده مي‌شود. اين کار شامل مراحل زير است :

الف - تشکيل کارگاه آشنا کردن مديران و اعضاي کميته راهبري و ساير افراد مرتبط با مفاهيم مدل تعالي سازماني EFQM

ب- تعيين سطح بلوغ سازمان از نظر انطباق با مفاهيم بنيادين EFQM

ج - انتخاب تکنيک خودارزيابي مناسب بر اساس بلوغ سازمان

د- انجام خودارزيابي و تحليل نتايج و شناسايي نقاط قوت و زمينه‌هاي قابل بهبود

لازم به ذکر است، شرکت در اين مرحله به ضرورت حرکت به سمت تعالي پي مي‌برد و مي‌تواند پس از استقرار و اجراي پروژه‌هاي بهبود به صورت مستمر به خودارزيابي و پيشرفت به سمت تعالي گام بردارد.

د – نتايج و دستاوردهاي پروژه

1- اضافه کردن تحليل عوامل دروني با رويکرد EFQM

2- تفکيک عوامل دروني با نگرش هولدينگ و حرفه

3 - اضافه‌شدن پارامترهايي براي تحليل محيط دروني با رويکرد وظيفه‌اي