پروژه مطالعاتي-تحقيقاتي CSF

 الف- عنوان پروژه

تشريح مفاهيم فاکتورهاي بحراني موفقيت (CSF) و استخراج مدل شناسايي سيستماتيک آنها 

ب- ضرورت تعريف پروژه

از آنجايي که بواسطه بهبود درخت واقعه، نقش فاکتورهاي بحراني موفقيت (CSF) بايد پررنگ‌تر از گذشته مي‌شد و با توجه به اين‌که در مدل پيشين، مدل شناسايي فاکتورهاي بحراني موفقيت، وجود نداشت، پروژه‌اي تعريف گرديد که علاوه بر شناسايي و تشريح مفاهيم فاکتورهاي بحراني موفقيت، بتواند با نگرشي سيستماتيک ( بطوري ‌که با مدل برنامه‌ريزي استراتژيک مبنا و جايگاه آن در درخت واقعه نيز سازگار باشد)، فاکتورهاي بحراني موفقيت (CSF) را استخراج کند. در واقع، ضرورت تعريف اين پروژه، از آنجايي مطرح مي‌شود که فاکتورهاي بحراني موفقيت در مدلهاي پيشرفته برنامه‌ريزي استراتژيک، جايگاه ويژه‌اي دارند. در ادامه شرحي مختصر از اين پروژه مطالعاتي ارايه مي‌شود.

ج – شرح مختصري از نتايج اين مطالعه تحقيقاتي

فاکتورهاي بحراني موفقيت (مفاهيم و ادبيات)

هر سازمان, ماموريتي دارد که دليل وجودي و مسير و جهت آن را مشخص مي‌کند. ماموريت, انعکاسي از ارزشهاي منحصر به فرد و چشم انداز سازمان است. رسيدن به ماموريت نيازمند مشارکت کل سازمان است. اهداف بلندمدت (Goal) و کيفي (Objective) بايد در جهت ماموريت باشد. ليکن نيل به اهداف کيفي و بلندمدت، کافي نيست. سازمان بايد در چند سطح کليدي به خوبي عمل کند تا به ماموريت خود نائل آيد. اين سطوح کليدي "که منحصر به سازمان و صنعتي است که سازمان در آن رقابت مي‌کند" را مي‌توان فاکتورهاي بحراني موفقيت (CSF)[1] سازمان ناميد.

تاريخچه و پيدايش CSF

مفاهيم فاکتورهاي بحراني موفقيت در مسائل کسب و کار, تحول جديدي نيست. اين مفاهيم در دهه 60 توسط رونالد دنيل[2] مطرح گرديد[3]. ليکن امروزه, مفاهيم و رويکردهاي CSF بسيار قوي‌تر شده است.

در اواخر دهه 1970 و اوايل دهه 1980, سازمان‌ها خود را در بستر تحولات و انقلاب اطلاعاتي يافتند. رشد سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان‌ها باعث پيدايش حجم وسيعي از اطلاعاتي شد که بايستي تحليل شده و در تصميم‌گيري از آنها استفاده ‌شود. ليکن علي رغم در دسترس بودن حجم زياد اطلاعات، تحقيقات نشان داد که مديران ارشد, کماکان اطلاعات ضروري تصميم‌گيري‌هاي لازمه را ندارند. لذا، تلاش شد تا رويکردي توسعه يابد که به مديران کمک کند تا به طور شفاف, نيازهاي اطلاعاتي خود را مشخص سازند.

اهداف بلندمدت[4] در مقابل فاکتورهاي بحراني موفقيت

در مدل‌هاي سنتي مديريت و برنامه‌ريزي استراتژيک, اهداف کيفي و کمي کوتاه‌مدت و بلندمدت وضوح کمي دارند. در حالي که تعريف و مفاهيم CSF از آن هم وضوح کمتري دارد. لذا، گاهي CSFها با اهداف سازمان اشتباه گرفته مي‌شوند. اهداف, مقاصدي هستند که دستيابي به ماموريت را امکان‌پذير مي‌سازند. کمي کردن اهداف يعني, "چه چيزي, در چه زماني و توسط چه کسي بايد انجام شود". اهداف اثربخش, داراي عناصر  قابل اندازه‌گيري هستند. مي‌توان اهداف را به نحوي به فعاليت‌هاي عملياتي تجزيه کرد که در همه سازمان پياده شود.

اهداف بايد داراي مشخصه SMART[5] باشند. يعني بايد واقعي, مشخص, قابل اندازه گيري, قابل دسترس و ملموس باشند. اگر اهداف اين خصوصيات را نداشته باشند، ممکن است با فاکتورهاي بحراني موفقيت, اشتباه گرفته شوند. فاکتورهاي بحراني موفقيت، سطوح خاصي هستند که تمرکز بر آنها مي‌تواند به سازمان در راه رسيدن به اهداف، ماموريت و چشم انداز کمک کند.

منابع و ريشه هاي CSF

CSFها عمدتا با توجه به لايه مديريتي تعريف مي‌شوند. اما در يک شرکت , سطوح و لايه‌هاي مختلف مديران وجود دارد که هر يک ممکن است محيط عملياتي متفاوتي داشته باشند. مثلا مديران سطح بالا[6] ممکن است بر محيط خارجي که سازمان در آن رقابت مي‌کند تمرکز کنند. در

مقابل, مديران صف[7] ممکن است با جزئيات عملياتي سازمان درگير باشند. به‌اين‌ خاطر لايه‌هاي مختلفCSFهاي سازمان,  از منابع‌ متعددي ناشي مي شود.

روخارت, 5 منبع کليدي CSF را براي سازمان بدين صورت تعريف مي‌کند:

×     CSFهاي ناشي از صنعتي که سازمان در آن رقابت مي‌کند و حيات دارد

×     CSFهاي ناشي از محيط کلي کسب و کار يا محيط سازمان

×     CSFهاي ناشي از شناخت همتايان ( رقبا)

×     CSFهاي مرتبط با لايه مديريت

×     CSFهاي موقتي

سلسله مراتب CSF

همانطور که گفته شد، CSFها در همه سطوح سازمان وجود دارد و مي‌تواند از منابع متعددي ناشي شود. مثلا برنامه‌ريزي استراتژيک و هدف‌گذاري که CSFهاي سطوح بالاتر سازمان هستند به CSFهاي سطوح پايين‌تر سازمان مرتبط‌اند. به سطوح بالاي CSF نمي‌توان رسيد مگر آنکه به CSFهاي سطح پايين دست پيدا کنيم. CSFهاي سطح بالا بر CSFهاي سطح پايين اثر دارند. در واقع اگر CSF سطح پايين کاملا متفاوت از CSF سطح بالا باشد. سازمان بايد شک کند که فعاليت‌هاي سطح پايين با جهت‌گيري استراتژيک سازمان همسويي دارد.

متد CSF ابزار سيستماتيک شناسايي و  استخراج CSF

همانطور که عنوان شد، در اين پروژه سعي شد تا با بررسي مدل‌هاي موجود شناسايي و استخراج فاکتورهاي بحراني موفقيت، مدلي ايجاد شود که بتوان از طريق آن به صورت سيستماتيک، فاکتورهاي بحراني موفقيت سازمان را استخراج کرد به‌گونه اي که مدل مربوطه با مدل کلي برنامه‌ريزي مبنا سازگار باشد. مدل زير که تحت عنوان متد CSF از آن نام‌برده مي‌شود، مدل استخراج سيستماتيک فاکتورهاي بحراني موفقيت است که نتيجه نهايي پروژه مطالعاتي مذکور است.

مستندات و مصاحبه  دو ابزار اصلي استخراج و شناسايي CSFهاي سازمان هستند. متد CSF داراي پنج حوزه و فعاليت اصلي  است :

1-    تعريف حوزه جمع‌آوري و شناسايي CSF

2-    جمع‌آوري داده

3-    تحليل داده

4-    استخراج CSF

5-    تحليل CSF

اين متد، روش کامل و منظمي و اصولي براي استخراج فاکتورهاي بحراني موفقيت سازمان است. در شکل زير، نماي کلي مدل مورد استفاده در شرکت مبنا براي استخراج CSFها  ارايه شده است که از آن با عنوان مند CSF نام برده مي‌شود.

د – نتايج و دستاوردهاي پروژه

1-    اين پروژه، توانست مدلي جامع و منطقي و سيستماتيک براي شناسايي فاکتورهاي بحراني موفقيت سازمان‌ها ارايه دهد. شکل زير، نماي کلي مدل مربوطه را به تصوير مي‌کشد.